Rollen & Berechtigungen

KanzleiSynchron kennt drei Rollen, die einem Mandanten zugeordnet werden. Sie werden beim Einladen unter Einstellungen → Team (/settings/team) vergeben. Diese Seite erklärt, was jede Rolle darf — und was nicht.

Die drei Rollen

Rolle (Schlüssel)	Anzeigename	Wer das ist
reviewer	Sachbearbeiter	Mitarbeitende der Kanzlei, die die tägliche Arbeit machen: importieren, abstimmen, Ausnahmen klären.
merchant_admin	Kanzlei-Admin	Verantwortliche, die den Mandanten einrichten, das Team verwalten und die Einstellungen pflegen. Eigentümer eines Mandanten.
internal_ops	Interner Operator	Interne KS-Operatoren mit mandantenübergreifender Sicht. Wird beim Einladen vergeben.

Teammitglied statt „Nutzer“

Eine Person mit Zugang zu einem Mandanten heißt durchgängig Teammitglied. Der externe Steuerberater ist kein Teammitglied — er hat keinen KS-Login und empfängt nur das Übergabepaket.

Berechtigungsmatrix

Aufgabe	reviewer (Sachbearbeiter)	merchant_admin (Kanzlei-Admin)	internal_ops (Interner Operator)
Importe hochladen	✓	✓	✓
Abstimmung & Ausnahmen klären	✓	✓	✓
Berichte ansehen	✓	✓	✓
Periode anlegen & abschließen	✓	✓	✓
Übergabepaket erstellen & senden	✓	✓	✓
Team verwalten (einladen, sperren, Rollen ändern)	—	✓	—
Mandanteneinstellungen ändern	—	✓	—
Steuerberater-Kanal konfigurieren	—	✓	—
Datenlöschung (DSGVO) auslösen	—	✓	—
Mandantenübergreifende Sicht	—	—	✓

Was der Sachbearbeiter nicht kann

Ein reviewer macht die gesamte tägliche Abschlussarbeit — aber er kann kein Team verwalten, keine Mandanteneinstellungen ändern und keine Datenlöschung auslösen. Diese Aufgaben sind dem merchant_admin vorbehalten.

Warum zwei Personen für den Vier-Augen-Abschluss

Der Periodenabschluss läuft nach dem Vier-Augen-Prinzip. Der Abschluss-Assistent prüft drei Gates, bevor er eine Periode schließt:

1. Null offene Ausnahmen in der Periode.
2. ≥ 95 % Match-Abdeckung der Bewegungen.
3. Vier-Augen-Prinzip: Wer die Periode abschließt, darf sie nicht selbst angelegt haben (Ersteller ≠ Abschließender).

Das dritte Gate lässt sich nicht umgehen. Es ist unabhängig von der Rolle: Auch zwei reviewer erfüllen es, solange es zwei verschiedene Personen sind. Ein einzelnes Teammitglied — selbst ein merchant_admin — kann eine Periode, die es selbst angelegt hat, nicht abschließen.

Mindestens zwei aktive Teammitglieder

Hat ein Mandant nur eine Person mit Zugriff, lässt sich keine Periode abschließen — und damit kein DATEV-Export erzeugen. Laden Sie daher früh eine zweite Person ein. Details unter Team verwalten.

Verwandte Seiten

• Team verwalten — Teammitglieder einladen, sperren, Rollen ändern.
• Glossar — alle Begriffe und Rollenschlüssel im Überblick.
• GoBD & Periodenabschluss — der Abschluss-Assistent und seine Gates.