Onboarding

Dieser Pfad führt Sie einmal komplett durch: vom ersten Login bis zum fertigen DATEV-Export. Planen Sie etwa 20 Minuten ein.

1. Anmelden

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an (siehe Anmeldung). Sie landen auf dem Heute-Dashboard.

2. Mandant auswählen

KanzleiSynchron ist mandantenfähig: jeder Mandant hat getrennte Daten, Rollen und Export-Historie. Wählen Sie oben den Mandanten, den Sie bearbeiten. Ist noch keiner konfiguriert, richtet der Kanzlei-Admin (Rolle merchant_admin) den Mandanten mit einem Kontenrahmen ein — wahlweise SKR03 oder SKR04 (siehe Mandanteneinstellungen).

3. Quelle verbinden — erste Datei hochladen

Gehen Sie zu Importe (/uploads).

Auf Datei hochladen klicken oder die CSV in die Drop-Zone ziehen.
Die Quelle wird automatisch aus den Spaltenköpfen erkannt (Shopify, Stripe, PayPal, Klarna, Amazon, Bank-CSV sowie e-Rechnung und DATEV-EXTF). Silverflow ist Beta; eine direkte Bank-API-Anbindung ist noch in Entwicklung — Bankdaten heute per Bank-CSV abbilden.
Auf Hochladen klicken. Die Datei wird sofort verarbeitet; Sie sehen die Zahl importierter Zeilen.

Für eine erste Abstimmung laden Sie mindestens eine Verkaufsquelle (z. B. Shopify) und die passende Zahlungs-/Bankquelle hoch.

4. Erste Abstimmung — Ausnahmen klären

Nach dem Upload läuft der Abgleich automatisch. Jedes Paar aus Bestellung und Zahlung, das nicht sauber matcht, wird zur Ausnahme.

Gehen Sie zu Klären (/exceptions).
Öffnen Sie eine Ausnahme. Lesen Sie Nachweis (was das System fand) und Empfohlene Lösung.
Wählen Sie pro Zeile eine Aktion:
- Korrigiert annehmen — korrekten Betrag eingeben und annehmen.
- Unverändert annehmen — die Ausnahme wie vorgefunden übernehmen.
- Zurückstellen — mit Erinnerungsdatum, optionaler Gegenpartei-E-Mail und Notiz. Zurückgestellte Fälle landen im Reiter Zurückgestellt, überfällige werden markiert und lassen sich per Erinnerungs-E-Mail (DE/EN-Entwurf) nachfassen.
Mehrere Fälle auf einmal: über die Checkboxen auswählen und per Massenaktion bearbeiten (Korrigiert annehmen / Unverändert annehmen / 24 h zurückstellen) — eine Bestätigung zeigt vorab drei Beispiele.

Eine ausführliche Beschreibung steht unter Ausnahmen klären.

Fremdwährungs-Bestellungen werden als FX_UNCONVERTED markiert: EUR-Kurs des Transaktionstags nachschlagen, umrechnen, per Korrigiert annehmen eintragen (siehe Fremdwährung).

5. Prüfen & Periode abschließen

Prüfen (/reports): Summen je Quelle (Umsatz, Gebühr, Erstattung, netto), gematcht vs. ungematcht gegenprüfen.
Abschluss (/periods): Periode schließen. Der Periodenabschluss-Assistent prüft drei Gates, bevor er den Abschluss zulässt:
- keine offene Ausnahme,
- Match-Quote ≥ 95 %,
- Vier-Augen-Prinzip (Ersteller ≠ Abschließender).
Sind alle Gates grün, tippen Sie zur Bestätigung das Perioden-Label ab — der Abschluss ist unwiderruflich. Details unter Periode abschließen.

6. Erster DATEV-Export — Übergabepaket

Gehen Sie zu Übergabe (/handoff). Die Seite führt durch den vollständigen Versandweg — nicht nur zwei Klicks:

Bereitschaft — eine Statusleiste zeigt ready / blocked / exported / sent; die Checkliste verlinkt direkt zur Behebung offener Punkte.
DATEV-Vorschau — Summen prüfen, Kontenrahmen (SKR03/SKR04) wählen, DATEV-CSV oder EXTF v7.0 herunterladen. Entwurfsvarianten (KS_DATEV_Entwurf_*.csv, KS_EXTF_Entwurf_*.csv) stehen zum Gegenlesen bereit.
Paket bauen — über die HandoffPackCard das 6-Datei-Paket erzeugen.
Versand an den Steuerberater — auf geschlossenen Perioden erscheinen AuditPackCard und SendStbCard. Der Versand setzt einen konfigurierten Steuerberater-Kanal voraus.
Übergabehistorie — konfigurierter Kanal und letzte Versände werden angezeigt.

Die vollständige Beschreibung steht unter Übergabe an Steuerberater.

Geschafft. Jeder weitere Monat folgt demselben 6-Schritte-Ritual.